Suite au lancement, en septembre dernier, d’une offre de services « infonuagique » et de courriels communs aux professions de notaires, d’avocats et de CPA au Québec, Manon Durivage, FCPA, FCA, première vice-présidente, Encadrement et développement de la profession et Christiane Vachon, vice-présidente des affaires juridiques et soutien aux membres de l’Ordre des CPA du Québec ont accepté de répondre aux questions du Lab50, afin de mieux comprendre leur démarche et, le cas échéant, inspirer nos propres réflexions.
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Lab50 : Les ordres professionnels des notaires, des avocats et des CPA du Québec viennent de lancer des services communs d’infonuagique et de courriel auprès de leurs membres. En quoi consistent-ils exactement ?
Chacun de ces ordres professionnels a conclu au mois d’août un accord avec des opérateurs du marché pour proposer, depuis septembre 2018, un service qui permet d’échanger des documents et un service de courriel. Dans le cas du service de courriel, le professionnel doit utiliser un nom de domaine qui peut être le sien ou celui réservé par son ordre professionnel et que l’ordre lui permet d’utiliser. Il ne s’agit donc pas d’un opérateur public et gratuit comme peuvent l’être Google ou Microsoft par exemple. Il faut bien préciser que ce n’est pas un service que nous développons nous même, mais que développent des opérateurs que nous avons sélectionnés, sur la base d’engagements que nous avions prédéfinis dans un appel à propositions.
Il existe de nombreuses solutions sur le marché. Pourquoi donc une telle initiative ?
Tout simplement parce que nous représentons trois professions réglementées qui doivent rencontrer des exigences en termes de déontologie et notamment de secret professionnel. En outre, les pouvoirs publics ont adopté une Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (C-1.1¹) à laquelle tout professionnel doit se conformer qui vise, notamment, à assurer la sécurité juridique des communications au moyen de documents quels qu’en soient les supports.
A l’évidence, l’utilisation croissante des flux dématérialisés pose une question de conformité particulièrement fondamentale pour nos professions en particulier sur le point du secret professionnel et de la confidentialité.
Nous en avons donc conclu que nous pouvions contribuer à mieux garantir le respect du secret professionnel en sélectionnant un service sur la base d’une évaluation préalable et rigoureuse.
Ce qui nous a conduit à lancer, il y a un peu plus d’un an, un appel de propositions.
Et naturellement, le fait que des informations relevant du secret professionnel puissent transiter par ces services sans faire l’objet d’une intrusion de la part des fournisseurs faisait partie du cahier des charges.
Aviez-vous des craintes vis-à-vis des opérateurs utilisés actuellement par les cabinets ?
La question ne se pose pas en ces termes. Ce qu’il faut comprendre, c’est que les cabinets les plus importants, compte tenu de leur surface financière et des ressources humaines dont ils disposent, ont plus facilement les moyens de se conformer à cette loi. Il nous est apparu judicieux d’apporter cette facilité aux plus petites structures en leur proposant un niveau de service et de sécurité.
La confidentialité des données est donc au cœur de cette proposition de service ?
En effet, notre préoccupation majeure est celle de la confidentialité des données et, par voie de conséquence, leur localisation. C’était une condition de l’appel d’offre : que les serveurs soient hébergés exclusivement sur le territoire du Canada, ce qui exclue toute redondance sur un territoire étranger.
En soit, rien n’interdit expressément que les données transitent sur des serveurs hébergés à l’étranger. Toutefois nous savons que lorsque nous envoyons des informations en dehors du territoire Canadien, elles sont alors soumises aux lois d’un autre. C’est pour cela que ce service garantit que toutes les données restent au Canada.
Chacun reste donc libre d’utiliser ou non cette solution et, notamment, de faire appel à des prestataires gratuits comme Google par exemple ?
Bien sûr, du moins chez les CPA, chacun est libre d’adopter ou non le service que nous proposons. Il appartient à chaque professionnel de s’assurer qu’il rencontre ses obligations déontologiques.
Qu’est ce qui a motivé la proposition d’une solution commune aux trois professions de notaires, d’avocats et de CPA ?
Il faut savoir qu’au Québec, toutes les professions réglementées sont régies par l’Office des professions qui, de ce fait, a sous sa tutelle les 46 Ordres existants (avocats, médecins, infirmières, notaires, ingénieurs…) et soumises au Code des professions.
De manière adjacente, nous avons une association, le conseil interprofessionnel du Québec (CIQ), qui aide les Ordres à mettre en application les règlements de l’Office des professions. Sur le sujet du numérique, les avocats, les notaires et les CPA ont trouvé un intérêt commun à travailler ensemble.
S’agissant de ces trois professions, est-ce que certaines activités leur sont réservées par la réglementation ?
En effet, la réglementation protège le titre mais prévoit également une réserve d’exercice pour chacune des trois professions.
Pas pour l’instant. Mais nous travaillons toujours ensemble pour l’information de nos membres en ce qui concerne ces services infonuagique et de courriel.
