Le projet Offre de missions innovantes a pour objectif de fournir aux professionnels du chiffre un carnet de route permettant de développer pas à pas de nouvelles missions.
Voir la feuille de route 2022 du projet ici
Cette série de deux articles propose une méthodologie, pas à pas, pour gagner du temps dans l’exécution des missions traditionnelles afin d’être pro-actif et ainsi développer des missions innovantes à forte valeur ajoutée.
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Comment faire gagner du temps aux experts comptables, commissaires aux comptes, et leurs collaborateurs afin d’être davantage pro-actifs ?
Pour rester compétitif, le modèle économique des cabinets se doit d’évoluer et ainsi opérer une transformation. A travers celle-ci, les cabinets pourront être en mesure de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée et proposer ainsi des missions et services innovants à ses clients. Au cœur de cette logique : le gain de temps.
Les cabinets sont parfois trop focalisés sur la production comptable et sur le respect de délais comptables et fiscaux imposés par la loi. Cette lutte contre le calendrier les empêche d’être pro-actif. En 2022, il est possible de gagner du temps, réduire les frictions et ainsi dégager des marges de manœuvre. La seule contrainte : gagner du temps demande un investissement en temps.
1) La clarification des flux de données : une première étape indispensable
Les moyens de transmission de l’information se sont beaucoup diversifiés ces dix dernières années (passage du tout papier à la dématérialisation, voire au multi-flux) complexifiant toujours plus la collecte des données. La production du cabinet peut être également mal maitrisée, engendrant des problèmes de conformité avec le RGPD.
Il apparait dès lors indispensable de mettre de l’ordre dans les flux de données pour atteindre une réelle maîtrise des informations entrantes et sortantes du cabinet (sur les cycles d’achat, vente, paie …). Pour ce faire, la première question à se poser est la suivante : quel est l’état des lieux dans mon cabinet ? Comment les clients m’envoient-ils les documents ? Par papier, mail, plateforme … ?
Ayant dressé cet état des lieux, on peut ensuite se poser cette seconde question : comment optimiser sa production ? Cela passe par la définition d’un schéma cible. Celui-ci doit permettre d’établir les flux entrants et sortants.
Exemple : schéma optimisé pour le cycle achat
Grâce à ce schéma, un processus clair et défini est créé. Les dirigeants peuvent alors se fixer pour objectif que 80% des clients passent par ce processus. Celui-ci permet également de définir les attentes envers les collaborateurs et les clients.
Le conseil du Lab50 : créer un livret d’accueil pour les nouveaux clients recensant l’ensemble des services et outils proposés.
2) La validation des outils digitaux
Une fois les flux correctement cartographiés, il est possible de se pencher sur les outils à utiliser et à mettre en place. Le choix des outils ne peut pas se faire du jour au lendemain : il doit être en accord avec la stratégie du cabinet. Nous pouvons distinguer trois étapes principales :
a) Le recueil des avis utilisateurs sur les outils existants et sur le ciblage des besoins
Afin de cibler les outils respectant aux mieux les besoins du cabinet, il convient dans un premier temps de faire l’état des lieux de l’existant. Cette étape nécessite de consulter les avis en interne, mais également d’avoir des retours sur les utilisateurs des outils ciblés que l’on veut déployer. Cette dynamique favorise l’accompagnement au changement, à la fois au sein du cabinet et chez les clients. Avec la cartographie des flux, il est alors possible de cibler les besoins du cabinet et choisir les outils les plus pertinents. Voici une liste des principaux types d’outils existants :
- Les outils de pré-comptabilité
- Les outils CRM
- Les outils de collecte
- Les systèmes de paiement
- Les outils de production comptable
Le conseil du Lab50 : Réaliser une cartographie des logiciels utilisés ou ciblés au sein cabinet et analyser la compatibilité entre eux.
b) La comparaison des outils
Il existe aujourd’hui une offre très large d’outils répondant à tout type de besoin. En fonction des spécificités du cabinet (taille, structure, ancienneté, degré de digitalisation, budget …), la mise en place d’une « short list » d’outils indiquant les avantages et inconvénients des outils ciblés en fonction du besoin permet de choisir plus facilement. Nous souhaitons souligner le fait qu’il est parfois très difficile – voire impossible – de trouver un outil s’adaptant parfaitement à l’ensemble des besoins du cabinet.
c) Le choix final
Une fois les outils comparés, il revient au dirigeant du cabinet de choisir ceux qu’ils pensent les plus adaptés.
Le conseil du Lab50 : Proposer des démonstrations l’outil à disposition
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Une fois les flux de données clarifiés et les outils appropriés choisis, il convient de former le cabinet et le client …
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